Phần mềm cho một văn phòng không giấy tờ: 18 công cụ cho năm 2021 |Smallpdf (2024)

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm tốt nhất cho một văn phòng không giấy tờ, chúng tôi cho rằng bạn đã nghiên cứu,Làm thế nào bạn có thể loại bỏ giấy trong văn phòng.Bây giờ câu hỏi đặt ra là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng không giấy tờ mà bạn có thể sử dụng để ký, xóa, sắp xếp và sắp xếp các tài liệu?Để làm cho quyết định dễ dàng hơn, chúng tôi đã có các chuyên gia từ các lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm văn phòng không giấy tờ để ký tài liệu

Chỉ vì bạn chuyển sang văn phòng không giấy tờ không có nghĩa là bạn không còn có tài liệu kỹ thuật số mà bạn có thể ký hoặc gửi cho người khác để ký.Nhưng làm thế nào nó hoạt động?Bạn có gửi các tài liệu này qua email cho mỗi người không?Nó có thể hoạt động như thế này, nhưng sẽ là thời gian và khó khăn để theo dõi bạn đã đi được bao xa với công việc!Đó là lý do tại sao nhiều văn phòng không giấy tờ sử dụng phần mềm đặc biệt cho chữ ký điện tử.

Jake Irving, chủ sở hữu củaBảo hiểm nhân thọ WillametteỞ Beaverton, Oregon, U.S.A., iPipeline sử dụng, ví dụ: Trong văn hóa làm việc không có giấy tờ, phi tập trung, trong đó tất cả chúng ta đều đắm chìm, điều cần thiết là tìm phần mềm cho phép bạn điều hành một doanh nghiệp không giấy tờ.Là chủ sở hữu của một cơ quan bảo hiểm nhân thọ, tôi thấy mình có một lượng xe tải phải được ký kết.Không chỉ từ khách hàng, mà còn từ tôi và nhân viên của tôi.Làm việc với rất nhiều giấy tờ có thể nhanh chóng dẫn đến rối loạn và bị phân tán.IPipeline là một phần mềm được sử dụng bởi nhiều công ty bảo hiểm cho các ứng dụng bảo hiểm không giấy tờ.Trong quá trình đàm phán, phần mềm này gửi email một cách an toàn cho khách hàng và nhân viên để họ có thể có được các chữ ký cần thiết.Phần mềm này cũng hữu ích trong giai đoạn cuối cùng để ký chính sách.Vì các tài liệu này chứa rất nhiều thông tin rất nhạy cảm, bảo mật có trong phần mềm cũng rất quan trọng.Điều này không bao gồm khả năng các tài liệu bị mất với thông tin cá nhân từ khách hàng.Phần mềm này đã giúp nhóm của tôi có thể làm việc từ xa và đồng thời giảm thiểu giấy tờ vì chúng tôi không còn gặp khách hàng.

Phần mềm văn phòng không giấy tờ miễn phí để ký tài liệu

Nếu bạn không làm việc trong ngành bảo hiểm, công cụ Eatzuschrift của SmallPDF có thể là một sự thay thế tuyệt vời cho bạn.Bạn có thể ký vào tài liệu của mình, gửi chúng để ký theo một đơn đặt hàng nhất định và theo đuổi tiến trình công việc của bạn.Ngoài ra, nó có thể được sử dụng miễn phí hai lần một ngày, mỗi ngày.

Phần mềm cho các văn phòng không giấy tờ để lưu và tổ chức tài liệu

Việc loại bỏ và tổ chức các tài liệu giấy có thể là một nỗi đau.Đó là lý do tại sao chúng tôi yêu thích PDF và các tài liệu kỹ thuật số khác!Với phần mềm phù hợp, các tài liệu này rất dễ gắn nhãn, để mọi người có thể tìm kiếm và tìm thấy những gì họ cần ngay lập tức.Nhiều văn phòng không giấy tờ sử dụng ký hiệu.

Ví dụBánh đà kỹ thuật số, Một cơ quan có trụ sở tại Vancouver, BC cung cấp các dịch vụ tiếp thị kỹ thuật cho các công ty đầu tiên kỹ thuật số.Giám đốc điều hành Michael Steele nói với chúng tôi: Là một công ty đầu tiên từ xa, Notion là một công cụ không giấy tờ quan trọng cho nhóm của chúng tôi.Nó không chỉ là một trung tâm kỹ thuật số để quản lý dự án và nhiệm vụ, mà còn cho phép chúng tôi tổ chức các thông báo và tài liệu của khách hàng ở một nơi để tất cả các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập chúng.Nó đặc biệt hữu ích cho việc tạo ra wikis cho từng khách hàng và công ty riêng của chúng tôi để quản lý các quy trình và nhân viên trên tàu.Các tập tin, thư mục và hướng dẫn vật lý làm cho nó không cần thiết và do đó cho phép truy cập thuận tiện và tài liệu toàn diện cho mọi thứ mà nhóm của chúng tôi cần biết về bối cảnh, mục tiêu và công việc trước đó của khách hàng và về các quy trình nội bộ của chúng tôi, bất kể đâu Bạn đang ở đâu trên thế giới.

Tại SmallPDF, chúng tôi thích thực tế là khái niệm cho phép người dùng tải xuống các trang dưới dạng PDF.Bạn không muốn PDF?Không có gì!Đặt tài liệu vào bộ chuyển đổi của chúng tôi và ngay lập tức chuyển đổi tệp PDF của bạn thành một tệp Word, PowerPoint hoặc Excel.

Phần mềm văn phòng không giấy tờ cho ghi chú

Ngay cả khi bạn làm việc không có giấy tờ, bạn sẽ phải ghi chú dưới mọi hình thức.May mắn thay, có phần mềm mà bạn có thể sử dụng để không chỉ ghi chú bằng văn bản và bằng miệng, mà còn tổ chức các ghi chú này cho bạn.Đây là một mẹo mà Post-it của bạn không thể!

Stefan Smulder, người sáng lậpMở rộngVà một người ủng hộ tuyệt vời cho các văn phòng xanh và không giấy tờ, Evers khuyến nghị: Tôi đã tìm kiếm một lựa chọn không giấy tờ để ghi chú trong một thời gian rất dài vì tôi đã lỗi thời và luôn thích bút và giấy để duy trì tổ chức.Có thể có một lời giải thích tâm lý cho lý do tại sao bút và giấy rất hiệu quả, nhưng theo tôi, Evernote là sự thay thế kỹ thuật số và không giấy tờ hoàn hảo.Với Evernote, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm hàng ngày khi GO trực tiếp từ điện thoại thông minh của mình, bằng cách nhấn hoặc bằng đầu vào giọng nói.Sau đó, nó sắp xếp chúng gọn gàng và sắp xếp chúng để bạn có thể dễ dàng truy cập các ghi chú và hồ sơ kỹ thuật số của mình.Bạn cũng có thể xuất ghi chú hoặc nhập ghi chú của mình ở các định dạng kỹ thuật số khác nhau, bao gồm cả âm thanh và video.Evernote cũng có thể đọc văn bản bằng văn bản và tạo văn bản ăn được mà bạn có thể mở trong bất kỳ phần mềm chỉnh sửa văn bản nào.Điều này cực kỳ hữu ích vì nó cho phép bạn kết hợp ảnh với thông tin hữu ích trong văn bản và âm thanh để tạo ghi chú đa phương tiện.Tuy nhiên, chức năng yêu thích của tôi là chức năng truy cập nhanh cho các bản ghi giọng nói để động não và tạo ra các ghi chú một cách vội vàng.Bất kể bạn sử dụng cá nhân Evernote hay cho công ty của bạn, tôi nghĩ rằng nó làm một công việc rất tốt như một công cụ độc lập cho một văn phòng không có giấy tờ.

Phần mềm văn phòng không giấy tờ để chia sẻ tài liệuLà một nhân viên văn phòng, chúng tôi thường phải chia sẻ các tài liệu - với các đồng nghiệp và các thành viên khác trong nhóm, với cấp dưới trực tiếp và với các ông chủ của chúng tôi, hoặc thậm chí với các khách hàng tiềm năng.Điều này có thể là khó khăn, đặc biệt nếu bạn làm việc với thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như các tài liệu pháp lý.

Đó là lý do tại sao Justin Neiman von Stouffer Legal LLC ở Towson, Maryland,Khách hàng Cổng thông tin Zapa: Tại Stouffer Legal LLC, chúng tôi sử dụng Cổng khách hàng của Zapa, nơi cung cấp cho chúng tôi một cách nhanh chóng và an toàn để gửi và nhận tệp cho khách hàng của chúng tôi.Việc chấp nhận các tệp điện tử giúp khách hàng của chúng tôi dễ dàng gửi các tài liệu chúng tôi cần.

Phần mềm văn phòng không giấy tờ miễn phí để chia sẻ tài liệu

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp miễn phí, bạn cũng có thể thử chia sẻ tài liệu với công cụ phụ tùng SmallPDF.Nó là miễn phí và có thể được sử dụng tối đa hai lần một ngày, mỗi ngày.

Máy quét văn phòng không giấy tờ

Để có được hầu hết các công cụ tuyệt vời mà chúng tôi đã nói, bạn có thể phải số hóa một số tài liệu giấy trước.Nhưng bạn không nhất thiết phải mua một máy quét lớn chiếm một loạt không gian trong văn phòng.Chỉ cần lấy điện thoại thông minh của bạn!

Rolf Bax, Giám đốc Nhân sự tại Nhà sản xuất Vitae hàng đầuTiếp tục.io, Hãy cho chúng tôi biết: "Chúng tôi đã giới thiệu một chính sách" chỉ quét "trong nhóm của chúng tôi, tức là nếu bạn phải tạo một bản sao của một cái gì đó, bạn sẽ quét nó.Một phần mềm văn phòng không giấy tờ giúp chúng tôi giảm đáng kể lượng giấy là Scanbot Pro.Nó cho phép chúng tôi sử dụng điện thoại di động công ty của chúng tôi làm máy quét và sau đó gửi cho chúng tôi PDFS.Scanbot khá tinh vi.Anh ta không chỉ có thể nhận ra các cạnh của tài liệu của bạn, mà còn có thể xác định loại tài liệu được quét;Cho dù đó là một tờ giấy 8 x 11 hay thẻ ID.Nó cũng có một phát hiện ký tự quang chính xác đáng kinh ngạc, cho phép bạn chọn và sao chép văn bản từ tài liệu và nó có thể kết hợp một số trang được quét vào một tài liệu.Chúng tôi sử dụng phần mềm để quét, gửi và lưu những thứ như hóa đơn cũng như các lợi ích xã hội và các tài liệu thuế. "

Ngược lại, Helene cho biết Berkowitz, người sáng lập và CEO của nền tảng cho các tài liệu kỹ thuật sốThu nhận: Phần mềm hoặc công cụ yêu thích của tôi giúp tôi làm việc không có giấy tờ là một ứng dụng di động có tên Camscanner.Ứng dụng này chuyển đổi điện thoại thông minh của tôi thành máy quét không dây và chỉ cần làm cho nó quét các tài liệu và nhanh chóng chuyển đổi nó thành định dạng kỹ thuật số.Tôi sử dụng Camscanner để quét những thứ như tài liệu y khoa, tài liệu pháp lý, ghi chú trường học và giấy phép của con tôi và nhiều hơn nữa.Nó có chức năng chia sẻ mà tôi có thể dễ dàng chia sẻ các tệp được quét của mình thông qua WhatsApp, Facebook Messenger, email hoặc URL trực tiếp.Tôi cũng có thể chuyển đổi các tệp thành các tệp pdf, jpg, word hoặc văn bản.Đây là một chức năng thực sự hữu ích, ví dụ, nếu tôi phải gửi một tài liệu cho chồng, tôi có thể nhanh chóng quét nó và gửi nó qua WhatsApp trong vài giây.

Bạn có biết rằng bạn có thể số hóa các tài liệu giấy với ứng dụng Scanner SmallPDF cho iOS và Android?Chỉ cần cung cấp cho nó một thử!

Phần mềm văn phòng không giấy tờ cho mục đích nhân sự

Một văn phòng không giấy tờ có thể không cung cấp cho nhân viên của mình thiệp sinh nhật vật lý - nhưng điều quan trọng là phải biết khi nào ai đó ăn mừng đội để bạn có thể mua cho anh ấy một chiếc bánh, phải không?Cách tốt nhất để giữ một cái nhìn tổng quan về sinh nhật và tất cả các thông tin nhân viên khác là sử dụng một giải pháp phần mềm tuyệt vời.

Dan Bailey, chủ tịch củaWikilawn Los Angeles Lawn Care, Ca ngợi những phẩm chất tiết kiệm giấy của Bamboohr: Tôi sẽ nói rằng Bamboohr đã giảm mức tiêu thụ giấy của chúng tôi xuống một lượng lớn.Trước khi chúng tôi sử dụng phần mềm, chúng tôi liên tục in các biểu mẫu nhân sự cho các cài đặt mới, đánh giá hiệu suất, chấm dứt và tất nhiên là hướng dẫn hành vi và các công cụ giấy có liên quan khác.Bây giờ chúng ta có thể xử lý mọi thứ bằng kỹ thuật số và điều đó đã làm cho chúng ta hiệu quả hơn rất nhiều.Ngay cả chữ ký cũng được xử lý kỹ thuật số để chúng ta không còn phải lãng phí giấy và không có mực đắt tiền.Tất nhiên, tiết kiệm chi phí và ảnh hưởng đến môi trường là rất đáng kể, nhưng tôi nghĩ rằng tiết kiệm lớn nhất là thời gian chúng ta giành chiến thắng.Chúng tôi thường mất quá nhiều thời gian để xuất hiện các hình thức và lấy lại chúng.Đối với nhân viên mới, quá trình này đôi khi mất cả tháng để họ lên tàu.Bây giờ phải mất tối đa một hoặc hai tuần. "

Nói về bộ phận nhân sự: Nếu bạn có một chương trình giảng dạy, thư xin việc, tài liệu tham khảo và các tệp khác mà bạn muốn tóm tắt cho một tài liệu ứng dụng thông thường duy nhất, bạn sẽ xem công cụ "PDF" từ SmallPDF.

Phần mềm văn phòng không giấy tờ cho tinh thần đồng đội

Ngày nay, nhiều nhân viên văn phòng không chỉ làm việc không có giấy tờ mà còn phân phối.Nhưng điều đó không có nghĩa là họ không thể làm việc cùng nhau mà không cần giấy và dễ dàng.Tất cả những gì bạn cần là phần mềm phù hợp.

Roberta Morris, người sáng lập và giám đốc sáng tạo củaĐể nó cho 'Berta, thích làm việc với Google: Không có vấn đề gì bạn nghĩ về Google, bạn không thể phủ nhận rằng hướng dẫn của các sản phẩm hợp tác của bạn là tuyệt vời cho các công ty.Tôi làm việc với nhiều nhân viên tạo văn bản và bản thảo mà sau đó tôi sử dụng để thiết kế các tài liệu quảng cáo khác nhau.Nó thực sự hữu ích nếu bạn có thể làm việc trên Google Doc, ví dụ, để đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét.Cùng với các tài liệu, chúng tôi cũng sử dụng các tờ để theo đuổi lịch trình và tiến bộ.Về cơ bản, G Suite là một công cụ truyền thông văn phòng trực tuyến tất cả trong một! "

Ngược lại, John Ross sử dụng CEO củaKiểm tra cái nhìn sâu sắc, Drawboard PDF: Để tiết kiệm cây và làm việc hiệu quả khi chúng tôi đang di chuyển, chúng tôi sử dụng PDF bảng điều khiển và yêu thích nó.Thay vì in toàn bộ tài liệu Word và tệp PDF trên giấy và sau đó đánh dấu chúng theo cách lỗi thời với bút chì màu đỏ, điểm đánh dấu và bút chì, chúng tôi sử dụng PDF bảng điều khiển.Công cụ này cho phép chúng tôi đánh dấu các tệp PDF trên máy tính của chúng tôi bằng bút chì kỹ thuật số, điểm nổi bật, hình dạng và nhận xét.Chúng tôi làm điều này cho tất cả các tập tin bằng văn bản, nội dung tiếp thị, infographics và tất cả các tài liệu khác cần được sửa đổi.Toàn bộ nhóm của chúng tôi sử dụng Microsoft Surface và Drawboard cho phép chúng tôi lấy mọi tệp PDF và đánh dấu nó như thể đó là một mảnh giấy.Đây là một món quà của thiên đường kể từ khi chúng tôi chuyển đến Home Office vào tháng 3 năm ngoái.Tôi không biết làm thế nào chúng ta có thể chia sẻ các dấu hiệu trên giấy mà không cần quét chúng và đính kèm các tệp lớn vào email.Drawboard tiết kiệm cho chúng tôi sự kém hiệu quả lớn này và cũng cho phép nhóm làm việc trên một tập tin cùng một lúc, điều này thật tuyệt vời.Điều này thêm một mức độ năng suất và hiệu quả khác mà tôi yêu thích. "

Bạn có biết rằng bạn cũng có thể sử dụng công cụ chỉnh sửa pdf smallpdfs để đánh dấu tài liệu?Và những gì thậm chí còn tốt hơn, nó hoàn toàn miễn phí và có thể được sử dụng tối đa hai lần một ngày.Vì vậy, hãy đi, hãy thử nó!

Phần mềm văn phòng không giấy tờ cho mục đích tài chính

Một văn phòng không giấy tờ thực sự sẽ có thể xử lý các khoản thanh toán và biên lai với một cây và kỹ thuật số.

Malte Scholz, CEO và đồng sáng lập củaAirf Focus, chỉ có lời khen ngợi cho EBANQ: "Công cụ yêu thích của chúng tôi, giúp tiết kiệm rất nhiều giấy, là EBANQ, trong đó chúng tôi có thể xử lý tất cả các giao dịch tiền trực tuyến và trưng bày các tài liệu cần thiết.Trước đây, chúng tôi đã in mọi thứ ra và sử dụng rất nhiều giấy, nhưng với EBANQ, chúng tôi có thể xử lý toàn bộ quy trình trực tuyến và lưu tất cả các xác nhận và báo cáo ở một nơi.Phần mềm khá trực quan và bạn có thể chỉ cần tải ứng dụng trên điện thoại di động của mình.Ngoài thực tế là chúng tôi tiết kiệm giấy, chúng tôi còn tiết kiệm rất nhiều thời gian vì EBANQ có sẵn cho tất cả các khách hàng của mình suốt ngày đêm.Điều quan trọng nhất là EBANQ có thể được sử dụng một cách an toàn nhờ một số biện pháp bảo mật.

Một mẹo tuyệt vời khác đến từ Flo Farmer từChuyên gia lướt sóng: Trong ứng dụng QuickBooks, tôi có thể chụp ảnh tài liệu.Việc chuyển sang QuickBooks trực tuyến cho doanh nghiệp của chúng tôi đã lưu lại toàn bộ rừng.

Phần mềm không giấy tờ cho văn phòng bất động sản

Nếu bạn làm việc trong ngành bất động sản, văn phòng không giấy tờ của bạn có thể được hưởng lợi từ giải pháp quản lý giao dịch bất động sản dotloop.Doanh nhânBrooks ConkleGiải thích: Chúng tôi sử dụng Dotloop để chạy và vận hành văn phòng đại lý bất động sản của chúng tôi.Đây là một giải pháp đầy đủ dịch vụ bao gồm tất cả các bên của giao dịch để hoàn thành việc bán hàng.Người mua, người bán, nhà môi giới, chuyên gia, nhân viên ngân hàng, đại lý bất động sản.Mọi người đều có thể ở trong cùng một vòng lặp và nhu cầu in/quét/nhận được loại bỏ.Có một đường dẫn giấy hoàn chỉnh cho toàn bộ giao dịch, có thể được lưu vô thời hạn.Các công cụ như Dotloop đã cách mạng hóa ngành công nghiệp bất động sản. "

Chúng tôi hy vọng bạn thích đọc về 18 công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình với ít hoặc không có giấy.Để biết thêm lời khuyên về văn phòng không giấy tờ và ý tưởng cho văn phòng không giấy tờ, hãy xem các bài viết trên blog liên quan của chúng tôi.

Được dịch và chuyển thể theo tiếng Đức của Anna