Vòng đời của tài liệu và sự nhầm lẫn với ba giai đoạn tệp (2024)

Đây là bài viết thứ hai mà tôi xuất bản trong danh mục "Học viện" và liên quan đến vòng đời của tài liệu.

Nhưng trước khi nhập chủ đề, tôi muốn nhắc bạn phần này về phần blog này là gì.

Với "Học viện", tôi dự định giải thích các khái niệm lưu trữ hoặc liên quan đến quản lý tài liệu theo cách ít lý thuyết và thực tế hơn.

Bây giờ tôi sẽ viết một bài viết hàng tuần trong danh mục này.

Sau khi làm rõ mục đích của "Học viện", tôi mời bạn đọc chủ đề này.

Có phải chu kỳ tài liệu Vitaldel giống như các giai đoạn tệp: quản lý, trung tâm và lịch sử?

Tôi cho bạn mộtRotondo không.

Tôi vẫn nghe phản hồi sau từ một số người trong lĩnh vực này khi được hỏi về vòng đời của tài liệu:

Ah!Vòng đời của tài liệu là Lưu trữ Quản lý, Lưu trữ Trung tâm và Lưu trữ Lịch sử.

Có lẽ sự nhầm lẫn này được đưa ra bởi mối quan hệ gần gũi mà ba lớp này có với các tài liệu.

Nhưng tôi nói với bạn một lần nữa, họ không giống nhau.

Tôi hy vọng sẽ làm cho bản thân hiểu với lời giải thích sau đây.

Tại sao chúng không giống nhau?

Trước hết, tôi sẽ nhắc bạn về định nghĩa của cả hai khái niệm.

Tôi sẽ tham khảo ngân hàng thuật ngữ của kho lưu trữ chung của quốc gia (Colombia).

(Nếu bạn muốn biết ngân hàng thuật ngữ của kho lưu trữ chung của quốc gia (Colombia), hãy nhấp vào điều nàyliên kết.)

Vòng đời tài liệu:

Chúng là các giai đoạn liên tiếp mà các tài liệu đang trải qua từ sản xuất hoặc tiếp nhận của họ, đến việc xử lý cuối cùng của họ.

Bây giờ định nghĩa của ba giai đoạn tệp:

Lưu trữ quản lý:

Đó là kho lưu trữ của văn phòng sản xuất tập hợp tài liệu của nó trong quá trình, được gửi đến việc sử dụng liên tục và tư vấn hành chính.

Lưu trữ trung tâm:

Đơn vị hành chính phối hợp và kiểm soát hoạt động của Lưu trữ Quản lý và tập hợp các tài liệu được chuyển bởi họ sau khi họ đã hoàn thành thủ tục của họ và khi tham vấn của bạn không ổn định.

Lưu trữ lịch sử:

Đó là tệp mà các tài liệu phải được giữ vĩnh viễn được đưa ra giá trị lịch sử của chúng được chuyển từ kho lưu trữ trung tâm hoặc quản lý.

Lưu ý rằng vòng đời của tài liệu đề cập đến các giai đoạn hoặc khoảnh khắc mà tài liệu đang trải qua vì nó được sản xuất.

Tôi nhấn mạnh, mà tài liệu đang trải qua.

Bạn biết tài liệu nào không giống như tệp.

Rõ ràng là ba loại tệp (quản lý, trung tâm và lịch sử) là, các loại tệp, nghĩa là, nơi lưu giữ tài liệu.

Mỗi nơi này (tập tin) có trách nhiệm bảo tồn các tài liệu theo giai đoạn hoặc tuổi mà chúng theo vòng đời của họ.

Vì chúng không giống nhau, thì điều này có thể xảy ra:

Một tài liệu có thể vượt qua toàn bộ vòng đời của nó (các giai đoạn, độ tuổi hoặc khoảnh khắc) mà không cần phải di chuyển qua ba tệp (quản lý, trung tâm và lịch sử).

Nhưng bạn sẽ tự hỏi.

BẰNG?

Rất đơn giản.

Như tôi đã đề cập, tài liệu đi qua thời gian theo các đặc điểm khác nhau đang có được hoặc lãng phí theo thời gian.

Không cần thiết phải được đưa đến các địa điểm (tập tin) để vượt qua vòng đời của nó.

Vâng, các giai đoạn liên tiếp của chu kỳ tài liệu là gì?

Tôi cho rằng điều rất quan trọng là bạn hãy nhớ rằng vòng đời của tài liệu là một trong những nguyên tắc mà quản lý tài liệu được hỗ trợ.

Điều này đã được xây dựng và nghiên cứu bởi một số nhà lý thuyết lưu trữ.

Tôi rời bỏ bạnLiên kết của cuốn sáchTác giả Joaquim Llansó I San Juan trong trường hợp bạn muốn mở rộng kiến ​​thức lý thuyết về vòng đời của tài liệu (trang 33).

Tôi tìm thấy cuốn sách này được xuất bản trên Internet.

Tiếp tục ...

Đối với tôi các lý thuyết xung quanh vòng đời của tài liệu được tóm tắt sau:

1 tuổi:Trong thời đại này, tài liệu đang trong giai đoạn hoạt động (hiện tại).

Ở đây, tài liệu này đang hoàn thành chức năng mà nó được tạo và vì điều này tham vấn của bạn là không đổi.

Nó có thể có các giá trị chính khác nhau, nhưng tối thiểu có giá trị quản trị trong khi ở độ tuổi này.

Ví dụ:

Một hợp đồng nhân viên vẫn còn trong công ty.

2 tuổi:Ở đây tài liệu đang trong giai đoạn bán hoạt động (bán nguyệt)

Tài liệu đã mất thủ tục.

Đó là để nói.

Chức năng chính mà tài liệu không còn được thực hiện, nhưng nó vẫn có hiệu lực vì nó có một số giá trị chính khác.

Nếu nó ở giai đoạn này, nó đã mất giá trị hành chính, nhưng nó có một số giá trị khác như giá trị pháp lý.

Một ví dụ:

Nếu chúng tôi tiếp tục với hợp đồng trước đó, tài liệu này sẽ tự động bước vào độ tuổi này khi thời gian hợp đồng đã hết hạn hoặc nhân viên không còn tiếp tục trong công ty, thì nó mất giá trị hành chính nhưng vẫn có thể có các giá trị khác như pháp lý.

Mà làm cho tài liệu không còn trong quá trình mà vẫn có hiệu lực.

3 tuổi:Trong thời đại này, giai đoạn không hoạt động (không dòng điện) được trình bày

Mắt, đừng bối rối.

Việc được gọi là không hoạt động không có nghĩa là nó không hoạt động hoặc không được tư vấn.

Ở giai đoạn này, chức năng chính mà tài liệu được tạo không còn hoạt động, điều này đề cập đến mệnh giá không hoạt động.

Rõ ràng là tài liệu khi nó đến tuổi này được kích hoạt bởi một loại chức năng khác, liên quan nhiều hơn đến nghiên cứu, chủ đề xã hội và văn hóa.

Để kết luận ...

Vòng đời của tài liệu được đáp ứng không cần ba loại tệp (quản lý, trung tâm và lịch sử).

Hãy nhớ rằng tài liệu có thể trải qua ba độ tuổi (hoặc hai) của nó mà không được chuyển bởi mỗi tệp (quản lý, trung tâm và lịch sử).

Sau đó, bạn cũng có thể kết luận rằng thay vào đó, ba loại tệp yêu cầu tài liệu chuyển qua vòng đời để các (tệp) này có thể được đưa ra trong các công ty.

Một ví dụ cuối cùng:

Hãy tiếp tục với cùng một hợp đồng.

Bạn có thể tưởng tượng rằng công ty không có một tập tin mà có một quỹ tích lũy.

Họ có thói quen lưu tài liệu trong một khoản tiền gửi mà không có bất kỳ kiểm soát và tiêu chí của tổ chức.

Vì vậy, khi nhân viên đã ký hợp đồng của mình, người sử dụng lao động giữ tài liệu trong khoản tiền gửi nơi họ thường làm và hát nó với các tài liệu khác.

Chuyện gì đang xảy ra?

Vì vậy, vì tài liệu không nằm trong kho lưu trữ quản lý, điều này không phải trong thời đại đầu tiên của bạn?

Tất nhiên rồi.

Do đó, nó không nằm trong kho lưu trữ quản lý, nhưng như trong trường hợp này trong một quỹ tích lũy, tài liệu đáp ứng các đặc điểm của thời đại đầu tiên.

Nó đang trong quá trình và có ít nhất giá trị quản trị.

Tôi tiếp tục với ví dụ.

Hãy nghĩ rằng nhân viên đã rời công ty sau ba năm làm việc.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng hợp đồng của bạn vẫn ở cùng một nơi kể từ khi nó xảy ra.

Sau đó, từ thời điểm nhân viên rời khỏi công ty, hợp đồng (tài liệu) bắt đầu tuổi thứ hai (bán hoạt động).

Nó không còn có giá trị quản trị.

Nhưng nó có giá trị pháp lý hoặc pháp lý hoặc kỹ thuật.

Tối thiểu một.

Tôi trả lời tôi.

Có phải tài liệu có được chuyển đến một kho lưu trữ trung tâm để đáp ứng tuổi thứ hai không?

Nếu tôi làm cho mình hiểu, bạn sẽ hiểu rằng nó không cần thiết.

Tiếp tục.

Các năm trôi qua (nhiều), công ty vẫn có cùng một quỹ tích lũy.

Một thời gian sẽ đến khi hợp đồng của nhân viên này sẽ không còn sở hữu một giá trị pháp lý, pháp lý hoặc một số giá trị chính khác.

Có thể xảy ra rằng tài liệu cho tuổi của nó có được một số giá trị lịch sử cho công ty, nhập tài liệu vào thời điểm thứ ba (hoặc trạng thái), không hoạt động.

Rõ ràng là tốt nhất là áp dụng một quy trình đánh giá để xác định độ chính xác hơn của vòng đời của tài liệu.

Để kết thúc ví dụ.

Lưu ý rằng tài liệu tuân thủ vòng đời của tài liệu ở cùng một nơi mà không có trong ba loại tệp.

Đó là lý do tại sao tôi đã đề cập đến bạn trước đây.

Ba tập tin (quản lý, trung tâm và lịch sử)VângChúng yêu cầu vòng đời của tài liệu để tồn tại, không giống như vòng đời của tài liệu vì tài liệu có thể tuân thủ vòng đời của nó mà không cần qua ba tệp.

Vì vậy, ba tập tin thực hiện vai trò gì trong vòng đời của tài liệu?

Một cái rất quan trọng.

Quyền nuôi con và quản lý các tài liệu theo giai đoạn mà họ phải tạo điều kiện cho việc quản lý và tham vấn của họ.

Tôi hy vọng nó đã được rõ ràng với bạn.

Để lại cho tôi quan điểm của bạn về chủ đề của bài viết này.

Bạn có đồng ý không?

Bạn vẫn nghĩ rằng vòng đời của tài liệu và ba giai đoạn tập tin là như nhau?

Tôi muốn biết quan điểm của bạn.