Cách tải tệp lên SharePoint: 7 cách nhanh chóng! (2024)

SharePoint là nền tảng cộng tác mạnh mẽ cho phép các nhóm lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu một cách liền mạch. Nhưng với rất nhiều cách khác nhau để tải tệp lên SharePoint, việc biết bắt đầu từ đâu có thể khó khăn. Đó là lý do tại sao tôi đã biên soạn danh sách bảy phương pháp này, mỗi phương pháp được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và giúp việc tải tệp lên của bạn trở nên dễ dàng.

Hướng dẫn này cung cấp hướng dẫn từng bước đơn giản để nhanh chóng tải tài liệu của bạn lên thư viện SharePoint bằng các phương pháp phù hợp nhất với bạn. Từ việc sử dụng phương pháp “kéo và thả” cổ điển đến tận dụng sức mạnh của đồng bộ OneDrive, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước tiếp cận. Tôi cũng sẽ đề cập đến một số kỹ thuật ít được biết đến hơn, chẳng hạn như sử dụng tính năng “Mở bằng Explorer” và thậm chí tải tệp lên trực tiếp từ email của bạn.

Cho dù bạn đang làm việc trên một dự án, chia sẻ thông tin quan trọng với đồng nghiệp hay chỉ cần một vị trí tập trung để sắp xếp các tệp của mình, SharePoint sẽ hỗ trợ bạn. Việc tải tệp lên SharePoint có thể rất dễ dàng và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tải tệp lên SharePoint.

Nền tảng SharePoint không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu; đó là một bức vẽ nơi các ý tưởng hội tụ và phát triển theo thời gian thực. Với tính năng tải tệp lên, thư viện SharePoint của bạn sẽ trở thành một kho lưu trữ động, nơi việc tải lên nhiều tệp không phải là việc vặt mà là một phần liền mạch trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Đây là lúc lệnh tải lên trở thành một công cụ mạnh mẽ, cho phép bạn và đồng nghiệp của mình phối hợp làm việc, bất kể bạn ở đâu trên thế giới.

Khi chúng ta đi sâu vào những điểm cơ bản của việc tải tệp lên SharePoint, hãy nhớ rằng đây không chỉ là việc di chuyển tài liệu từ điểm A đến điểm B. Mà còn là việc sử dụng trang SharePoint phát triển theo nhu cầu của bạn. Điều này đảm bảo rằng mỗi lượt tải lên đều góp phần mang lại tầm nhìn lớn hơn cho tổ chức của bạn. Hãy cùng khám phá xem hành động tải lên đơn giản có thể trở thành chất xúc tác cho sự cộng tác và hiệu quả chưa từng có như thế nào.

Khi tải tệp lên Thư viện Tài liệu SharePoint, bạn có thể chọn phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng nút tải lên hoặc phương pháp kéo và thả hiện đại. Cho dù bạn đang làm việc với một tài liệu hay cần tải lên nhiều tệp, SharePoint Online sẽ điều chỉnh phương pháp của bạn một cách linh hoạt và linh hoạt.

Nói chung, phương pháp tốt nhất để tải tệp lên SharePoint sẽ tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn cũng như kích thước và độ phức tạp của tệp bạn muốn tải lên. Mỗi phương pháp, cho dù thông qua Google Chrome hay các trình duyệt khác một cách dễ dàng, đều đảm bảo rằng tài liệu của bạn được tải lên thư viện SharePoint với độ chính xác và sự cẩn thận mà chúng xứng đáng có được. Dưới đây là các cách khác nhau để tải tệp lên SharePoint:

1. Tải tệp lên qua trình duyệt web: Cách tiếp cận truyền thống

Cách đơn giản và dễ hiểu nhất để tải tệp lên thư viện tài liệu SharePoint là sử dụng trình duyệt web. Để tải tệp lên thông qua trình duyệt web trong SharePoint Online, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Dẫn hướng đến thư viện tài liệu SharePoint Online nơi bạn muốn tải tệp lên.
2. Nhấp vào nút “Tải lên” trên thanh công cụ của thư viện tài liệu.
3. Chọn “Tệp” rồi duyệt qua máy tính của bạn để tìm các tệp bạn muốn tải lên.

4. Sau khi chọn (các) tệp bạn muốn tải lên, bạn có thể nhấp vào “Mở” để bắt đầu quá trình tải lên.

Các tệp hoặc thư mục sẽ được tải lên thư viện tài liệu SharePoint.

Nếu bạn là người tìm thấy sự thoải mái trong các phương pháp truyền thống thì cách tiếp cận “Nhấp để tải lên” giống như một cái bắt tay quen thuộc. Đó là sự tương tác cổ điển với công nghệ nơi bạn điều hướng đến trang SharePoint của mình, tìm Thư viện Tài liệu và chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản vào nút tải lên, bạn mời tệp vào nơi lưu trữ kỹ thuật số mới của nó. Khi bạn chọn tệp của mình, SharePoint sẽ đưa ra nhiều tùy chọn, từ tải từng tài liệu lên toàn bộ thư mục, đảm bảo rằng các nhu cầu cụ thể của bạn được đáp ứng một cách chính xác và linh hoạt.

2. Tải lên bằng cách kéo và thả: Thêm tệp dễ dàng

Đây là một trong những cách phổ biến và đơn giản nhất để tải tệp lên SharePoint. Bạn có thể chỉ cần kéo và thả tệp hoặc thư mục từ máy tính của mình vào thư viện tài liệu SharePoint.

Phương pháp kéo và thả không chỉ nhanh chóng; nó thực sự rất mê hoặc. Hãy tưởng tượng bạn có thể dễ dàng nâng các tệp từ màn hình của mình lên và xem chúng di chuyển trên màn hình của bạn đến vị trí mới trong thư viện SharePoint. Chỉ cần mở File Explorer trên Windows, bạn chọn các tệp bạn muốn tải lên và bằng một chuyển động duyên dáng, bạn thả tệp vào Thư viện Tài liệu. Nó giống như thể bạn đang điều khiển một tập hợp các tập tin và thư mục, mỗi tập tin chuyển động hài hòa với nhịp điệu tác phẩm kéo và thả của bạn.

Để tải tệp lên SharePoint bằng cách kéo và thả, hãy làm như sau:

1. Dẫn hướng đến thư viện tài liệu SharePoint nơi bạn muốn tải tệp lên.
2. Mở Windows Explorer hoặc File Explorer, Bấm và giữ các tệp hoặc thư mục đã chọn, kéo chúng qua cửa sổ trình duyệt nơi thư viện SharePoint đang mở và thả chúng.

3. Sau khi bạn thả tệp xuống, chúng sẽ tự động bắt đầu tải lên.

Theo dõi thanh tiến trình hoặc bất kỳ thông báo nào để xác nhận tải lên thành công. Nếu cài đặt thư viện của bạn yêu cầu siêu dữ liệu bổ sung hoặc nhận xét đăng ký, bạn sẽ được nhắc cung cấp thông tin này.

Đối với những người thích tốc độ và hiệu suất của các trình duyệt hiện đại như Microsoft Edge và Google Chrome, phương pháp này giống như một trò ảo thuật – các tệp xuất hiện trong Thư viện Tài liệu SharePoint ngay sau khi thả. Và nếu bạn cần hoàn tác hành động của mình, tùy chọn xóa chỉ cần một cú bấm chuột, đảm bảo rằng bạn luôn có quyền kiểm soát thư viện tài liệu của mình.

Xin lưu ý, mặc dù tính năng tải tệp lên bằng Kéo và thả hoạt động trên hầu hết các Trình duyệt web bao gồm Microsoft Edge, Google Chrome và Mozilla Firefox, Internet Explorer không hỗ trợ tải lên các thư mục bằng phương pháp này. Vì vậy, bạn có thể sử dụng lệnh Tải lên như một phương pháp thay thế.

Bạn có thể tạo tệp mới trực tiếp trong thư viện tài liệu SharePoint bằng cách chọn “Mới” rồi chọn loại tệp bạn muốn tạo.

Sau khi tệp mới mở trong trình duyệt của bạn, bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh, v.v. vào tệp của mình và tệp sẽ tự động được lưu vào thư viện tài liệu.

Bạn cũng có thể tạo tệp mới trong các ứng dụng dành cho máy tính để bàn như Microsoft Word và lưu trực tiếp tệp vào SharePoint!

Bạn cũng có thể sử dụng PowerShell để tải tệp lên SharePoint. Để tải tệp lên SharePoint bằng PowerShell, bạn có thể sử dụng Mô hình đối tượng máy khách SharePoint (CSOM) hoặc lệnh ghép ngắn PnP PowerShell. Phương pháp này hữu ích khi tải lên số lượng lớn tệp hoặc tự động hóa quá trình tải lên.

Để tải tệp lên SharePoint bằng PnP PowerShell, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Kết nối với trang SharePoint bằng cách sử dụngConnect-PnPOnlinelệnh ghép ngắn, chuyển URL của trang web và thông tin xác thực nếu cần.
2. Tải tập tin lên bằng cách sử dụngThêm-PnPFilelệnh ghép ngắn, truyền vào đường dẫn của tệp và đối tượng thư mục.

Dưới đây là tập lệnh mẫu tải tệp CSV lên trang SharePoint:

#Parameters$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"$SourceFilePath ="C:\Documents\Discloser Asia.docx"$DestinationPath = "Tài liệu được chia sẻ" #Site Đường dẫn tương đối của Thư viện #Connect tới PnP OnlineConnect-PnPOnline -Url $SiteURL -interactive #powershell để tải tệp lên sharepoint onlineAdd-PnPFile -Path $SourceFilePath -Folder $DestinationPath

Tập lệnh này kết nối với trang SharePoint của bạn và tải tệp lên từ đường dẫn cục bộ của bạn tới thư viện 'Tài liệu được chia sẻ'.

Bây giờ, hãy chuyển hướng quan tâm của chúng ta sang sự tích hợp liền mạch của OneDrive với SharePoint, một mối quan hệ hợp tác nâng khái niệm về quy trình làm việc hợp lý lên tầm cao mới. Với OneDrive là đồng minh của bạn, các tác vụ tải lên sẽ biến thành một bản giao hưởng đồng bộ hóa, trong đó việc tải lên thủ công đã trở thành quá khứ và các bản cập nhật theo thời gian thực vẽ nên một bức tranh về hiệu quả. Đồng bộ hóa với OneDrive có thể là một phương pháp hiệu quả, đặc biệt đối với những người dùng quản lý nhiều tệp trên các thiết bị khác nhau.

Điều kỳ diệu của việc đồng bộ OneDrive với thư viện SharePoint của bạn nằm ở sự đơn giản của một liên kết. Để sử dụng đồng bộ hóa để tải tệp lên SharePoint, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Mở thư viện tài liệu SharePoint: Điều hướng đến thư viện tài liệu SharePoint nơi bạn muốn tải tệp lên.
2. Chọn Đồng bộ hóa: Bấm vào nút Đồng bộ hóa trong thư viện tài liệu SharePoint. Hành động này sẽ bắt đầu quá trình đồng bộ hóa giữa máy tính cục bộ của bạn và thư viện tài liệu SharePoint. Hai nền tảng sẽ hợp nhất và đồng bộ.

3. Xác nhận đồng bộ hóa: Nếu được nhắc, hãy xác nhận quá trình đồng bộ hóa bằng cách cho phép sử dụng “Microsoft OneDrive” để đồng bộ hóa các tệp giữa máy tính cục bộ của bạn và SharePoint.

4. Tải tập tin lên: Sau khi thiết lập đồng bộ hóa, bạn có thể sao chép hoặc di chuyển tệp từ thiết bị cục bộ sang thư mục SharePoint đã đồng bộ hóa trên máy tính của mình. Các tệp này sẽ tự động đồng bộ hóa với thư viện tài liệu SharePoint, giúp người khác có thể truy cập chúng.

5. Truy cập tệp: Sau khi tải tệp lên thư mục SharePoint đã đồng bộ hóa, bạn có thể truy cập chúng từ mọi nơi. Giống như thể bạn đang gieo hạt giống trong khu vườn riêng của mình và hạt giống sẽ nở hoa ngay lập tức trên trang SharePoint công cộng.

Theo dõi quá trình tải lên thông qua các biểu tượng trạng thái trong File Explorer. Các biểu tượng này cho biết tệp có đang đồng bộ hóa chính xác hay không hoặc có phát hiện thấy bất kỳ sự cố nào không. Dấu kiểm màu xanh lá cây Cho biết tệp đã được tải lên thành công và được đồng bộ hóa. Microsoft đề xuất giới hạn 300.000 tệp trong một thư viện để duy trì hiệu suất ở mức cao nhất.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể sử dụng tính năng đồng bộ hóa một cách hiệu quả để tải tệp lên SharePoint, đảm bảo rằng tài liệu của bạn được đồng bộ hóa liền mạch giữa thiết bị cục bộ và thư viện tài liệu SharePoint để dễ dàng truy cập và cộng tác.

6. Sử dụng Chế độ xem File Explorer / Ổ đĩa được ánh xạ để tải tệp lên

Bằng cách sử dụng chế độ xem File Explorer hoặc ổ đĩa mạng được ánh xạ tới thư viện tài liệu SharePoint Online, bạn có thể quản lý và tương tác thuận tiện với các tệp SharePoint trực tiếp từ Windows Explorer, tương tự như làm việc với các tệp được lưu trữ trên máy tính cục bộ của bạn. Để sử dụng chế độ xem File Explorer để tải tệp lên SharePoint, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Mở thư viện tài liệu SharePoint trong Microsoft Edge.
2. Chọn tùy chọn “Xem trong File Explorer” từ menu.

3. Sau khi thư viện SharePoint được mở trong File Explorer, bạn có thể sao chép hoặc di chuyển các tệp và thư mục từ thiết bị cục bộ sang thư mục SharePoint được đồng bộ hóa trên máy tính của mình.
4. Nhấp chuột phải vào tập tin và chọn “Sao chép”. Dẫn hướng đến thư mục SharePoint hoặc OneDrive đã đồng bộ nơi bạn muốn chứa tệp. Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn “Dán”. Hành động này sẽ di chuyển tệp trực tiếp vào thư viện SharePoint.
5. Các tệp sẽ tự động đồng bộ hóa với thư viện tài liệu SharePoint, giúp người khác có thể truy cập chúng.

Tương tự, Bạn có thể tải tệp lên SharePoint thông qua ổ đĩa được ánh xạ hoặc liên kết Truy cập nhanh của thư mục/thư mục tài liệu SharePoint. Để tải tệp lên SharePoint bằng ổ đĩa được ánh xạ,ánh xạ thư viện tài liệu SharePoint dưới dạng ổ đĩa mạngtrên máy tính của bạn. Sau khi ánh xạ hoàn tất, bạn có thể truy cập thư viện tài liệu SharePoint từ Windows Explorer hoặc File Explorer và tải tệp lên bằng cách sao chép hoặc di chuyển chúng vào ổ đĩa mạng được ánh xạ.

7. Sử dụng công cụ của bên thứ ba:

Một số công cụ của bên thứ ba, chẳng hạn như ShareGate, Metalogix và AvePoint, cũng có sẵn để giúp bạn tải tệp lên SharePoint. Những công cụ này có thể hữu ích cho việc di chuyển quy mô lớn hoặc để tự động hóa quá trình tải lên, nhưng chúng có thể phải trả phí.

Để hợp lý hóa quá trình di chuyển tài liệu từ Chia sẻ tệp sang SharePoint, sử dụng công cụ Di chuyển có thể là một phương pháp hiệu quả, đặc biệt nếu bạn muốn bảo toàn siêu dữ liệu, quyền, v.v.

Quản lý tập tin: Sắp xếp tài liệu sau khi tải lên

Sau khi các tệp của bạn đã được đưa vào thư viện SharePoint một cách duyên dáng, nghệ thuật sắp xếp sẽ chờ đợi bạn. Sau khi tải lên, điều cần thiết là sử dụng siêu dữ liệu và thẻ để nâng cao khả năng tìm kiếm và cấu trúc tài liệu của bạn, biến thư mục tài liệu đơn giản thành kho lưu trữ được lập chỉ mục tốt. SharePoint không tự động lưu giữ siêu dữ liệu tệp gốc như ngày tạo và tác giả, đòi hỏi phải có giải pháp nhập thủ công hoặc tự động để quản lý siêu dữ liệu.

Trong các thư viện hiện đại, bạn có thể sử dụng tính năng Thuộc tính chỉnh sửa hàng loạt để áp dụng đồng thời các thay đổi siêu dữ liệu cho nhiều tài liệu, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán. Thiết lập giá trị mặc định cho các cột siêu dữ liệu trong cài đặt thư viện của bạn. Điều này đảm bảo rằng mọi tài liệu được tải lên sẽ tự động điền một số trường siêu dữ liệu nhất định, giảm nhu cầu nhập thủ công và nâng cao tính đồng nhất của dữ liệu trên các tài liệu.

Ngoài siêu dữ liệu, Bạn có thể thực hiện các hoạt động tải lên sau tài liệu này trong SharePoint để giúp các tổ chức quản lý, cộng tác và quản lý tài liệu của họ một cách hiệu quả:

• Quy trình phê duyệt:Dòng công việc SharePoint có thể được cấu hình để bắt đầu quá trình phê duyệt sau khi tài liệu được tải lên.
• Quyền và chia sẻ:Quyền có thể được cấp cho các cá nhân, nhóm cụ thể hoặc dựa trên vai trò SharePoint.
• Thông báo cảnh báo:Cảnh báo có thể được cấu hình để thông báo cho người dùng khi tài liệu được sửa đổi hoặc xóa hoặc khi tài liệu mới được thêm vào thư viện.
• Bật phiên bản: Nếu chưa được bật, hãy thiết lập phiên bản để theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc chỉnh sửa cộng tác.

Bằng cách áp dụng các chiến lược này, các tổ chức có thể nâng cao tiện ích của thư viện tài liệu SharePoint, giúp chúng có tổ chức hơn, dễ tìm kiếm hơn và tuân thủ các chính sách quản lý dữ liệu nội bộ.

Làm chủ việc tải tệp lên: Lời khuyên của chuyên gia để thành công

Để đạt đến đỉnh cao của khả năng tải tệp lên thành thạo đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ có kiến ​​thức cơ bản – nó đòi hỏi con mắt tinh tường về chi tiết và cam kết đạt đến sự xuất sắc. Khi bạn chuẩn bị tải tệp lên SharePoint, hãy nhớ rằng điều khó khăn nằm ở chi tiết. Dưới đây là một số bước chính cần làm theo:

1. Yêu cầu quyền: Đảm bảo bạn có ít nhất quyền của cộng tác viên để tạo và tải tệp lên.
2. Xác nhận rằng loại tệp bạn đang tải lên được SharePoint hỗ trợ. Một số loại tệp có thể bị chặn do cài đặt bảo mật hoặc cấu hình SharePoint.
3. Đảm bảo kết nối Internet mạnh để tránh mọi gián đoạn hoặc chậm trễ trong quá trình tải lên.
4. Sử dụng SharePoint Sync Client, cho phép bạn đồng bộ hóa các tệp giữa máy tính và SharePoint, giúp tải lên và quản lý tệp dễ dàng hơn.
5. Hãy lưu ý đến giới hạn kích thước tải lên tệp là 250 GB cho mỗi tệp riêng lẻ, ngưỡng bảo vệ cánh cổng của vương quốc SharePoint.
6. Đảm bảo chúng có định dạng được hỗ trợ phù hợp, từ CSV sang PDF sang XLSX, sẵn sàng chiếm vị trí trong thư viện tài liệu mà không cần chuyển đổi.
7. Hãy cảnh giác với đường đi của các tập tin của bạn, bao gồm cả các thư mục con; tổng chiều dài đường dẫn tệp vượt quá 400 ký tự là một cầu nối quá xa đối với SharePoint Online và OneDrive. Hạn chế này đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và quy ước đặt tên ngắn gọn.
8. Đảm bảo rằng tên tệp của bạn không chứa các ký tự đặc biệt hoặc không hợp lệ mà SharePoint không chấp nhận. Điều này bao gồm các nhân vật như* : < > ? / \ |. Việc sử dụng những ký tự này có thể ngăn cản việc tải tệp lên thành công.

Bằng cách làm theo các bước chuẩn bị này, bạn có thể đảm bảo quá trình tải tệp lên thành công và suôn sẻ trong SharePoint, giảm thiểu sự gián đoạn và lỗi có thể xảy ra. Bằng cách làm theo các bước sau, bạn có thể đảm bảo.

Bản tóm tắt

Khi chúng ta kết thúc hành trình của mình, hãy suy ngẫm về sự đơn giản và sức mạnh của việc tải tệp lên SharePoint. Trong suốt bài viết này, chúng tôi đã khám phá cách tải tệp lên SharePoint một cách hiệu quả, tập trung vào các phương pháp khác nhau như sử dụng giao diện SharePoint, kỹ thuật kéo và thả và đồng bộ hóa với OneDrive. Hãy áp dụng những phương pháp này và bạn sẽ thấy rằng những gì từng có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn giờ đây đã trở thành con đường dẫn đến năng suất và sự cộng tác cao nhất.

Hãy học những bài học này và áp dụng chúng vào cuộc phiêu lưu SharePoint của bạn. Cầu mong mỗi lần tải tệp lên là một bước hướng tới thành công lớn hơn và cầu mong quy trình làm việc hài hòa mà bạn đã xây dựng sẽ tạo được tiếng vang trong toàn tổ chức của bạn. Bây giờ, hãy tự tin tải lên và biết rằng bạn được trang bị đầy đủ để chinh phục mọi thử thách quản lý tài liệu xảy ra theo cách của bạn.

bài viết liên quan