Một cuống trả tiền là gì?Một hướng dẫn rộng rãi với các ví dụ (2024)

8 phút.Đọc

Ngày 23 tháng 7 năm 2024

Nếu bạn mới làm quen với tư cách là một nhà tuyển dụng, hãy đảm bảo rằng bạn tính toán mọi thứ một cách chính xác có vẻ áp đảo lúc đầu.Bạn đã trải qua bảng lương với tư cách là một nhân viên, nhưng bây giờ bạn là người kiểm soát.Bạn có trách nhiệm theo kịp việc thay đổi luật thuế, phân loại chính xác người lao động và lưu trữ hồ sơ để tuân thủ.

Nhiều người mới trả lương bị nhầm lẫn về một khía cạnh chính của bảng lương - chính xác, chính xác thì là một cuống trả tiền và làm thế nào để bạn tạo ra một khía cạnh?

Tin tốt là nhiều phần của bảng lương, bao gồm tạo ra một cuống trả tiền, đã được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều vì phần mềm mới.Nó có thể đơn giản như cắm vào một số số và phần còn lại được tính toán ngay lập tức cho bạn.

Bạn không phải là mộtkế toán viênĐể dễ dàng hiểu cách tạo cuống trả tiền.Tuy nhiên, hiểu các nền tảng có thể giúp bạn chọn giải pháp trả tiền tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn ngày hôm nay.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến những điều cơ bản thiết yếu về các cuống trả tiền để bạn có thể tự tin tự làm một cái.

Ở đây, những gì chúng tôi sẽ bao gồm:

Một cuống trả tiền là gì?

Là một cuống trả tiền giống như một tiền lương?

Những thông tin nào đi trên một cuống trả tiền?

Tại sao tôi nên cung cấp một cuống trả tiền cho nhân viên và nhà thầu?

Biết các yêu cầu của bạn về việc cung cấp các cuống trả lương

Cách tạo cuống trả tiền

Hướng dẫn kinh doanh nhỏ để trả các cuống

Thêm tài nguyên về kế toán doanh nghiệp nhỏ

Một cuống trả tiền là gì?

Một cuống trả tiền, còn được gọi là cuống phiếu lương hoặc cuống phiếu lương, về cơ bản là bằng chứng về tiền lương.Đó là một tài liệu mà một nhân viên nhận được với tiền lương của họ nêu thông tin cá nhân của họ bao gồm tổng lương và lương ròng, tỷ lệ lương hiện tại, số giờ làm việc cho thời gian thanh toán và bất kỳ khoản khấu trừ nào có liên quan.

Là một cuống trả tiền giống như một tiền lương?

Không. Một khoản tiền lương bao gồm lương ròng và là những gì nhân viên của bạn sẽ gửi tại ngân hàng của họ nếu họ có kiểm tra giấy.Một cuống trả lương phá vỡ mức lương của nhân viên của bạn.Nó cho họ thấy tất cả các khoản khấu trừ dẫn đến tiền lương ròng hiển thị trên các khoản tiền lương.

Nếu nhân viên của bạn cóTiền gửi trực tiếp được thiết lập, khoản thanh toán ròng Paycheck sẽ phù hợp với số tiền được hiển thị trên khoản tiền gửi trực tiếp.

Nếu một nhân viên cảm thấy như lương ròng của họ sẽ cao hơn, bạn có thể cho họ xem thông tin trên các cuống lương của họ.Điều này sẽ cho phép họ xem chính xác làm thế nàothu nhậpThuế và các khoản khấu trừ ảnh hưởng đến tổng thu nhập của họ và dẫn đến lương ròng của họ.

Những thông tin nào đi trên một cuống trả tiền?

Một cuống trả tiền hiển thị thông tin xác định thông tin về nhân viên của bạn và chi tiết về tiền lương của họ.Dưới đây là một số ví dụ về những điều bạn sẽ tìm thấy trên các cuống trả tiền của họ.

1. Chi tiết nhân viên cơ bản:

• Tên nhân viên, địa chỉ và số an sinh xã hội
• Ngày cho thời gian thanh toán cụ thể và năm
• Ngày trả tiền
• Tên nhà tuyển dụng và địa chỉ chủ lao động

2. Sự cố thanh toán nhân viên:

• Cho dù tiền lương hay tiền lương hàng giờ
• Tỷ lệ thanh toán
• Số giờ làm việc cho mỗi kỳ thanh toán và hàng năm (YTD)
• Tiền lương gộp, hoặc tổng lương, cho thời hạn thanh toán cụ thể và năm cho đến nay (trả trước khi khấu trừ)
• Các khoản khấu trừ trước thuế cho các lợi ích khác nhau của nhân viên
• Các yếu tố linh tinh như nghỉ ốm, nghỉ phép liên quan đến Covid-19 và trả lương ngoài giờ

3. Thuế liên bang và tiểu bang bị giữ lại từ nhân viên:

• Liên bangthuế thu nhậptừ chối (ví dụ, thuế FICA, An sinh xã hội và Medicare)
• Thuế thu nhập nhà nước
• Năm nayPhần thuế liên bang và tiểu bang
• Thuế địa phương (ví dụ, thành phố New York có thuế địa phương đối với thuế nhà nước)

4. Các khoản khấu trừ linh tinh:

• Chi phí 401k, thanh toán hỗ trợ trẻ em và hơn thế nữa

5. Thông tin khác:

• Thuế được khấu trừ từ tiền lương thông qua cuộc bầu cử của họ trên W-4
• Trả lương ròng (tổng tiền lương trừ các khoản khấu trừ)
• Các khoản khấu trừ tự nguyện (ví dụ, các kế hoạch nghỉ hưu khác)
• Bảo hiểm y tế và bảo hiểm nhân thọ
• Đóng góp của nhà tuyển dụng

Một ví dụ sơ khai trả tiền mà bạn thấy trực tuyến sẽ có thông tin khác nhau so với thông tin bạn chọn.Điều quan trọng là cuống trả lương cho thấy chính xác các chi tiết chính như tổng lương, các khoản khấu trừ lớn, đóng góp của chủ lao động và tiền lương ròng.

Tại sao tôi nên cung cấp một cuống trả tiền cho nhân viên và nhà thầu?

Nó có một thực hành tốt để cung cấp các cuống trả tiền vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm khỏi nhiều cơn đau đầu hành chính.Ví dụ, với tư cách là một nhà tuyển dụng, một cuống trả tiền là một công cụ tuyệt vời cho các mục đích thuế khi đến lúc bạn phải gửihàng quý 941sVà khi thời gian để điền vào mẫu nhân viên của bạn.Bạn đã giành được số lượng crunch ở giây cuối cùng khi bạn có bản ghi trả tiền trong hồ sơ.

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp của bạn bị không tự nguyệnkiểm toánBởi IRS, có những hồ sơ này sẽ tạo ra một sự khác biệt lớn.Giữ tuân thủ Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng cũng đòi hỏi bạn phải lưu giữ hồ sơ về nhân viên Giờ làm việc và tiền lương.

Cung cấp các cuống trả tiền cũng sẽ thêm vào nhân viên và các nhà thầu, sự an tâm.Nó thêm một yếu tố minh bạch về cách phân bổ tổng tiền lương của họ.Và các cuống trả tiền sẽ hữu ích cho những người lao động cần chứng minh mức lương gộp khi mua xe hơi hoặc nhận thẻ tín dụng.

Tùy thuộc vào tiểu bang, việc cung cấp cuống nhân viên của bạn là một phần cần thiết để tuân thủ.

Biết các yêu cầu của bạn về việc cung cấp các cuống trả lương

Các tiểu bang khác nhau có các yêu cầu khác nhau đối với nhân viên, trả tiền.Có một vài điều quan trọng để nhà tuyển dụng lưu ý.

Các quốc gia thuộc ba loại: không yêu cầu, truy cập và truy cập/in.

Không có yêu cầu trạng thái:

Nhà tuyển dụng không có nghĩa vụ cung cấp các cuống trả lương của nhân viên.

• Alabama
• Arkansa
• Florida
• Georgia
• Louisiana
• Mississippi
• Ohio
• Nam Dakota
• Tennessee

Truy cập trạng thái:

Nhà tuyển dụng phải cung cấp một cách để nhân viên của họ truy cập thông tin trả tiền của họ.Điều này có thể ở định dạng giấy hoặc kỹ thuật số.

• Alaska
• Arizona
• Idaho
• Illinois
• Indiana
• Kansas
• Kentucky
• Maryland
• Michigan
• Missouri
• Montana
• Nebraska
• Nevada
• Mới Hampshire
• Áo mới
• Newyork
• Bắc Dakota
• Oklahola
• Pennsylvania
• đảo Rhode
• phía Nam Carolina
• Utah
• Virginia
• phia Tây Virginia
• Wisconsin
• Kazakhstan

Truy cập/ in trạng thái:

Người sử dụng lao động phải cung cấp một bản sao giấy của các cuống trả lương.Nếu được giao bằng kỹ thuật số, họ phải đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào máy in.

• California
• Colorado
• Connecticut
• Iowa
• Maine
• Massachusetts
• New Mexico
• bắc Carolina
• Texas
• Vermont
• Washington

Một vài trạng thái cũng được phân loại thêm vào các mục sau: từ chối hoặc chọn tham gia.

Trạng thái chọn tham gia:

Người sử dụng lao động phải nhận được sự đồng ý từ nhân viên trước khi thay đổi các cuống tiền lương.

• Hawaii

Trạng thái từ chối:

Nếu một người sử dụng lao động thay đổi thành các phiếu thanh toán kỹ thuật số, họ phải giúp nhân viên dễ dàng từ chối để ủng hộ các phiếu thanh toán bằng giấy.

• Del biết
• Minnesota
• Oregon

Cách tạo cuống trả tiền

Bạn có một vài tùy chọn khi tạo ra các cuống trả tiền.Các tùy chọn này là:

• Chuẩn bị nó theo cách thủ công với các mẫu sơ khai trả tiền
• Chọn một trình tạo cuống trả tiền
• Chọn một dịch vụ bảng lương trực tuyến

Trả tiền mẫu sơ khai

Cuống phiếu lươngMẫu là tùy chọn rẻ nhất nhưng dễ bị lỗi nhất.Tuy nhiên, các mẫu này có sẵn và dễ sử dụng ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm kế toán.

Trả tiền máy phát điện sơ khai

Sử dụng trình tạo ít dễ bị lỗi hơn là sử dụng các mẫu nhưng vẫn cần nỗ lực thủ công.Trả tiền máy phát điện sơ giúp với các tính toán quan trọng.Trên hết, họ thường theo kịp các bản cập nhật cho các yêu cầu về thuế địa phương và các khoản khấu trừ quá.

Nói chung, mỗi cuống là khoảng 8 đô la, với tùy chọn mua một gói với chi phí giảm.

Nếu bạn chọn thực hiện các cuống trả tiền theo cách thủ công, hãy cẩn thận để đảm bảo bạn tính toán tất cả tiền lương và khấu trừ chính xác mỗi kỳ thanh toán.Ngoài ra, kiểm tra kỹ mà bạn đã phân loại chính xác mọi người.

Dữ liệu từ các nghiên cứu cấp nhà nước cho thấy từ 10% đến 20% người sử dụng lao độngphân loại sai công nhânLà nhà thầu độc lập.Điều này có thể tốn kém vì một nhà thầu tự trả thuế xã hội và thuế Medicare.Ngược lại, một chủ nhân trả một nửa số thuế cho nhân viên.

Bạn không chỉ chịu trách nhiệm cho việc trả lại tiền lương, mà bạn còn có thể phải đối mặt với các hình phạt của IRS.

Dịch vụ biên chế trực tuyến

Thêm nhiều nhân viên làm tăng sự phức tạp và rủi ro khi tạo ra các cuống trả lương.Điều này làm cho bạn dễ bị lỗi biên chế hơn như lỗi đánh máy để biết thông tin quan trọng.

Nếu bạn không muốn dành hàng giờ để làm công việc kế toán mỗi kỳ thanh toán, một tùy chọn khác bạn có là chọnDịch vụ biên chế trực tuyến.Tùy chọn này cho phép bạn ít căng thẳng hơn về việc tuân thủ khi biết bạn có sự giúp đỡ của các chuyên gia.

Một trong những lợi ích của việc chọn dịch vụ trực tuyến là nhân viên chỉ cần một địa chỉ email để truy cập cổng thông tin của riêng họ.Ở đây họ có thể thêmBiên chế tiền gửi trực tiếpthông tin, in cuống trả tiền và truy cập vào thời gian thanh toán trong quá khứ.

Điều này cũng sẽ tự động hóa một vài điều.Ví dụ: nếu nhân viên yêu cầu một ngày nghỉ, nó sẽ tự động hiển thị trên phiếu lương của họ như ma thuật.

Hướng dẫn kinh doanh nhỏ để trả các cuống

Tạo một cuống trả tiền rất đơn giản, nhưng nó có thể tốn thời gian và dễ bị lỗi của con người.

Pay Stub Generators có thể là một giải pháp tốt sớm.Tuy nhiên, bạn sẽ muốn xem xét tận dụngPhần mềm bảng lươngKhi bạn mở rộng quy mô.Nó sẽ làm cho hậu cần như tạo ra các cuống trả tiền dễ dàng một cách lố bịch.

Mặc dù FreshBooks không phải là phần mềm bảng lương, nhưng chúng tôi đã tích hợp liền mạch với sự thích thú.Điều này cho phép bạn dễ dàng nhập dữ liệu biên chế vào tài khoản FreshBooks của bạn cho các cuốn sách chính xác hơn.

Khám phá thêm về Sách mới và Tích hợp Gusto.

Thêm tài nguyên về kế toán doanh nghiệp nhỏ

• Cách quản lý tiền lương - Mẹo thanh toán cho các doanh nghiệp nhỏ
• Cách hệ thống bảng lương hoạt động

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN